Opinião

Desde o primeiro confinamento, a previsão do mundo dos escritórios acredita que, depois da crise do Covid, “nada será como antes”.
Por António Moura, Diretor-Geral da BMA Group Paris

An announced revolution should be put into perspective since the current situation only accelerates trends that are already perceptible. More than ever, offices need to reflect the company, its values and DNA, mainly through their layout. This means they will have to integrate the new health dimension while respecting the essential drivers of cost and identity needs, now more than ever.

Uma anunciada revolução deve ser colocada em perspetiva, uma vez que a atual situação apenas vem acelerar tendências que já são visíveis. Mais do que nunca, os escritórios devem ser uma reflexão da empresa, dos seus valores e do seu ADN, principalmente através do layout. Isto significa que terão de integrar a nova dimensão da saúde, respeitando ao mesmo tempo os determinantes essenciais de custos e necessidades de identidade, agora mais do que nunca.

Distanciamento, reposicionamento e readaptação
Inicialmente, e no curto prazo, isto envolve a reorganização e o reajustamento daquilo que já existe, apesar da introdução do teletrabalho. Prevalecem três critérios: distanciamento, reposicionamento e readaptação do mobiliário atual e de soluções de divisão-proteção, tais como divisórias transparentes que permitirão assegurar a continuidade da comunicação.

De seguida, é necessário considerar a mudança mais profunda dos métodos de trabalho, que já foi iniciada e está agora a acelerar. O open space dos anos 2000, tão pouco apreciado, está a avançar em direção a uma nova configuração. Por exemplo, a introdução de armários em substituição dos pequenos móveis de arquivo, permitindo a separação dos colaboradores em grupos de dois ou quatro, a opção por elementos móveis que melhoram as condições acústicas ou a separação do open space por áreas comuns ou salas de reunião. Finalmente, a tendência dos compartimentos “para uma só pessoa”, distribuídos à volta do open space, servindo como salas de reunião privadas também está a crescer.

A noção de espaços fechados, que não são mais os escritórios individuais tradicionais, ainda tem o seu lugar nas configurações atuais. Pode ser uma questão de criar um espaço específico partilhado por determinado departamento, respeitando sempre o distanciamento com mobiliário específico.
Adicionalmente, novos métodos de trabalho têm-se vindo a desenvolver recentemente, tal como o escritório-flexível – um conceito que pode incluir diferentes formas. Nestas circunstâncias, o projetista propõe a desmaterialização do posto de trabalho, favorecendo os escritórios com diferentes formas de acomodação, de forma a evacuar a ansiedade que a ausência de um local fixo pode causar. Também podem ser criados espaços de trabalho “projeto”, onde os colaboradores podem ligar o seu computador autonomamente. Existe geralmente um espaço dinâmico que promove o convívio entre os colaboradores. No entanto, é de reforçar que o escritório-flexível requer um elevado suporte de gestão: é necessário explicar às equipas como funciona a nova configuração (qual o propósito dos diferentes espaços, como se deve trabalhar nos mesmos, com que conetividade…) de forma a assegurar os colaboradores que, apesar de perderem alguns dos seus indicadores, devem criar outros.

Multiusos graças ao digital

Por outro lado, a “partilha da secretária”, normalmente destinada à população nómada, permitirá a redução do número de posições para metade, resultando numa excelente gestão da rotação da equipa. O espaço livre poderá ser dedicado à socialização ou a locais isolados, onde os colaboradores poderão fazer chamadas de forma tranquila. Também nestas situações os armários substituem os pequenos móveis de arquivo.

Último elemento: a contribuição do digital, que já era uma tendência, é uma ferramenta essencial na gestão de recursos imobiliários (postos de trabalho, salas de reunião, espaços de convívio, parques de estacionamento, etc) e possibilita a otimização do uso dos espaços através de um sistema de reserva. O digital também favorece a multifuncionalidade dos espaços, por exemplo a cafeteria transforma-se numa sala de reunião informal, sendo a sala de reunião tradicional utilizada cada vez menos. De uma forma geral, o digital é uma ferramenta de maximização com a possibilidade de se instalarem sensores para verificar e gerir os colaboradores que estão fisicamente no escritório.

Em suma, a crise associada à pandemia Covid-19 está a mudar a vida do escritório de duas formas diferentes: em primeiro lugar, socialmente uma vez que é no escritório que os colaboradores vão recuperar a coesão pós-pandemia, em segundo lugar, economicamente devido às novas disposições que irão melhorar a eficiência e a produtividade, mantendo sempre em mente que a resposta standard deixou completamente de ser uma opção.